HEVENTIME è un’agenzia di consulenza nel campo dell’organizzazione eventi. Progetta e organizza ogni tipo di evento, dalla semplice riunione d’affari alla convention per migliaia di persone, dal team building aziendale al viaggio d’incentivazione. Grazie alla trentennale expertise dei professionisti che compongono l’agenzia, Heventime individua le migliori soluzioni per creare un evento in grado di raggiungere gli obiettivi di comunicazione.

Eventi "green"
HEVENTIME adotta un approccio ecosostenibile nella realizzazione dei propri eventi. Particolare attenzione è rivolta all’utilizzo di strumenti e metodi produttivi che ottengano con il minor impatto ambientale il miglior risultato dal punto di vista della comunicazione. Con la convinzione che perseguire una politica di sostenibilità crea appeal e costituisce un elemento di rafforzamento della brand awareness e di consenso da parte degli stakeholders.

Core business
La società si articola in due divisioni:
  • MEDICAL (congressi e convegni medico-scientifici)
  • CORPORATE (servizi alle aziende)
I SERVIZI
Dall’analisi degli obiettivi dell’evento fino alla gestione post evento, HEVENTIME segue il cliente in ogni fase del progetto organizzativo, coniugando le sue esigenze con quelle dei partecipanti e degli sponsor.
Scelta della location
HEVENTIME è in grado di proporre la sede più adeguata al tipo di manifestazione, grazie a un data base di palazzi dei congressi, hotel congressuali, sale per convegni, sedi per eventi speciali, dimore d’epoca, in Italia e in Europa.

Graphic & Web design
Tramite il suo reparto creativo, per ogni evento HEVENTIME progetta una linea grafica originale, che viene poi declinata su tutti gli strumenti di comunicazione realizzati. Inoltre, mette a disposizione una selezione di servizi per la comunicazione e la promozione via Internet, dalla creazione di sito web al marketing attraverso i social network (posizionamento sui motori di ricerca, social media marketing, etc).

Allestimenti
HEVENTIME fornisce qualsiasi tipo di allestimento per arredare gli spazi degli eventi. Inoltre, dispone di grafici e designer in grado di progettare scenografie, allestimenti e stand. Inoltre, Heventime fornisce tendostrutture per eventi di piccole e grandi dimensioni, curando l’arredo di ambienti interni ed esterni con elementi d’arredo di design.

Impianti Tecnici
HEVENTIME è in grado di fornire qualsiasi tipo di impianto si renda necessario per la manifestazione. Dall’amplificazione alla videoproiezione con maxischermi e proiettori ad alta visibilità; dai più moderni sistemi di controllo elettronico degli accessi in sala agli impianti per la traduzione simultanea.

Multimendia
HEVENTIME realizza video professionali per gli eventi e per le aziende: video istituzionali, video promozionali, video emozionali, motivazionali e celebrativi, occupandosi della pre-produzione, dallo script alla regia, ma anche della produzione, della post-produzione e della distribuzione attraverso televisione radio e Web.

Accreditamento ECM
In caso di meeting medico-scientifici, l’evento viene inserito nell’ambito del Programma Nazionale per la Formazione degli Operatori della Sanità – Educazione Continua in Medicina (E.C.M.). A tal fine, HEVENTIME provvede all’accreditamento presso il Ministero della Salute, facendosi carico del pagamento della tassa obbligatoria e della produzione e consegna degli attestati ECM di fine evento. In caso di presenza di sponsor farmaceutici l’agenzia provvede ad effettuare il pre-inserimento delle aziende sul portale AIFA.

Segreteria Organizzativa

Nell’ambito della preparazione dell’evento HEVENTIME si occupa di tenere i contatti con i relatori, organizzare i trasferimenti e l’accoglienza. Per congressi e convegni Heventime mette a disposizione il suo collaudato e innovativo sistema di gestione delle iscrizioni.

Il servizio consiste nelle seguenti attività:

  • Creazione dell’evento nell’area dedicata sul Portale Web
  • Presentazione dell’evento attraverso i principali contenuti informativi
  • Localizzazione su mappa
  • Presentazione di relatori e moderatori
  • Descrizione del programma dell’evento
  • Inserimento di materiale informativo scaricabile dai partecipanti
  • Presentazione del promotore dell’evento e delle sue attività principali
  • Accesso attraverso il sito istituzionale del promotore o il sito Heventime
  • Predisposizione del modulo di iscrizione via Web
  • Raccolta, integrazione e gestione delle iscrizioni
  • Caricamento dei contenuti fotografici e video da condividere con i partecipanti

Servizio Hostess
HEVENTIME dispone di un parco hostess e steward per la gestione della segreteria in sede di evento, l’accoglienza e l’accompagnamento, l’assistenza ai relatori. Il personale lavora con il coordinamento dei responsabili dell’agenzia o a seguito di brief gestiti direttamente dal cliente.

Social Events
Con una costante attenzione agli obiettivi del cliente ed alle aspettative degli invitati, HEVENTIME organizza varie tipologie di eventi sociali: dalla cerimonia di inaugurazione di un evento alla cena aziendale; dalla proposta di un itinerario turistico inedito alla cena di gala in una location esclusiva.
Grazie al contributo di scenografi, artisti, light designer e delle migliori società di catering, negli eventi di Heventime ciascun partecipante diventa il protagonista di uno spettacolo unico.

Servizi linguistici
HEVENTIME fornisce servizi di traduzioni e interpretariato in tutte le lingue UE, con registrazione e trascrizione degli interventi in supporto informatico.

Team building
Il Team Building è un’attività formativa esperienziale che si propone di far meglio conoscere le persone che nell’ambito di una organizzazione tendono ad avere una conoscenza superficiale, creando coesione ed integrazione. HEVENTIME progetta e realizza attività di TB, in Abruzzo e in Italia, rivolte a dipendenti e top manager, personalizzate sulle esigenze del cliente. nell’organizzazione di incontri rivolti a dipendenti e top manager. Punto di forza dei progetti di formazione esperienziale proposti da Heventime è il TB in barca a vela. Il Team Sailing, infatti, è lo specchio più realistico della vita e delle dinamiche in azienda e molte sono le metafore che possono essere utilizzate, allo scopo di generare apprendimento dall’esperienza, per cambiare concretamente i comportamenti e le azioni sul posto di lavoro.

Viaggi di incentivazione
I viaggi d'incentivazione sono uno strumento di gestione aziendale che ha lo scopo di incentivare dipendenti, collaboratori esterni o clienti al fine di ottenere un aumento e un miglioramento dei rendimenti e della motivazione. HEVENTIME è in grado di elaborare progetti ad hoc, in cui programma e meta del viaggio vengono attentamente studiati per raggiungere gli obiettivi che l'azienda si prefigge.

Coordinamento generale
Heventime cura la regia complessiva dell’evento, assumendosi la responsabilità delle varie fasi operative in cui è coinvolta.

Preparazione dell'evento
- Elaborazione idea creativa
- Consulenza di comunicazione
- Definizione degli obiettivi
- Progettazione

Gestione dell’evento
- Sopralluoghi
- Selezione dei fornitori
- Definizione e controllo del budget
- Logistica
- Coordinamento dei fornitori
- Coordinamento generale

Post Evento
- Gestione amministrativa
- Chiusura pratica ECM
- Consuntivi e report